はじめに

こんばんは。もうすぐ新卒1年目が終わりそうで焦ってるM.Kです。

先日、予約したら1年待ちと噂のカンバン運用で有名な「株式会社ヴァル研究所」（以下、ヴァル研究所）のオフィス見学ツアーにマーケ・エンジニアの計7名で参加しましたので、その様子について書きたいと思います。

ヴァル研究所とは？

ヴァル研究所とは、路線検索のパイオニアとも言われている「駅すぱあと」を始めとする様々な有名サービスを提供している1976年に設立された会社です。今回のツアーの案内もしていただいた、カイゼン・ジャーニーの著者である新井剛さんが所属しており、新井さんの知識と経験も加味されて、会社全体で多くの業務カイゼンが進んでいます。

オフィス見学ツアーとは？

今回参加したオフィス見学ツアーは、ヴァル研究所が実際に業務カイゼンのために導入している「見える化・カンバン・カイゼン」の活用事例を紹介してもらえるツアーです。ツアーの内容は、開発部やマーケティング部、総務部など、様々なチームのメンバーが、各々で導入しているカンバンやカイゼンの方法について実際に使用しているカンバンの前で説明してもらえる贅沢なものになっています。

予約したら1年待ちのこのツアーですが、弊社森實がもともと新井さんと面識があり、入社前から予約をしていたため、今回は参加することができました。

オフィス見学ツアーの様子

ロビー

ツアー前に集合したロビーですが、すごくおしゃれで、様々な賞も飾られていました。中でも、弊社社員一同が最も盛り上がったのは、電光掲示板に弊社への歓迎のメッセージを表示してもらえたことです。なかなか電光掲示板での歓迎はされないので、とても新鮮で嬉しいおもてなしでした。

ツアー開始

実際のカンバンを見せて頂く前に、ヴァル研究所の歴史についても学ばせてもらいました。私達の後ろにあるのが歴代の紙の時刻表なのですが、今でも一部はここから手作業でデータを入力したり、実際に徒歩にかかる時間を計りに現地へ行ったりしているそうです。

業務カイゼン用カンバン紹介

本当に多くのカンバンを拝見させて頂けたので、その中でいくつかピックアップして3つ紹介していきます。

チーム内タスクの見える化

最初に、お邪魔させていただいた総務部で、週・日単位でのタスク管理のカンバンを見ました。カンバンとしては、

今週の予定
今週のタスク
待ちタスク（他の人に渡しているタスクを置いておく）
本日のタスク
完了したタスク

に分類されています。そして、チーム内でのフローとしては、次の日にやるタスクは毎週金曜日に決める。毎朝の朝会でその日に取り組むタスクを決めて、タスクを「今週のタスク」から「本日のタスク」に移動する。最後に、終わったらタスクを「完了」に移動するとのことです。

タスクの見える化の役割もありますが、タスクを消化していくことで達成感も味わうこともできるのでモチベーションが上がる方法だなと感じました。

非効率の見える化

監査部では、VSM（バリュー・ストリーム・マッピング）と呼ばれている業務のプロセスを見える化して無駄を改善していくためのカンバンが印象的でした。

自分たちの業務のプロセスを全て書き出し、より効率化できる部分はないかをチームで洗い出しているそうです。具体的には、エクセルの作業をモブプログラミングでの改善などをして、以前は42時間かかっていた作業を17時間ほどまで短縮できたとのことでした。

残業の見える化

マーケティング部で見たのは、各社員がどれだけの残業をしたかを「う○ち」の絵で見える化したカンバンです。フレックス制度を利用し、定時前に帰れたらお金の絵を書いて溜まった「う○ち」は相殺できるとのことです。残業が多いことを見える化することによって、忙しい理由の分析をより正確にやることができ、結果的に残業時間の削減につながっているといいます。

社員サポート用のカンバン紹介

ここからは、業務上のタスクの管理ではなく、目では見えない心やスキルに焦点を当てたカンバン運用について2つご紹介します。

スキルの見える化

1つ目のカンバンは、誰が何のスキルが得意で何を身に付けたいと思っているのかを見える化させたカンバンです。スキルを見える化することで、「〇〇については〇〇さんに聞こう」「〇〇君は〇〇をもっとやりたいから次は任せよう」などの行動をサポートすることができるようになったとのことです。

気持ちの見える化

出社したときと退社するときに、社員が今の心理状態を色で分けて貼るためのカンバンです。心の状態を見える化することで、管理者は「この人最近落ち込んでる」「この人出社と退社で心の状態が落ち込んでる。仕事で何かあったのかな？」などを考えることができ、いち早くサポートをしてあげることができるとのことです。

他にも「モヤモヤの見える化」や「チーム目標の見える化」、「価値観の見える化」など多くの「見える化」の施策が実践されていました。チームごとで使用してるカンバンも異なり、日々カイゼンをしていることがとてもよく伝わってきました。

おまけ

カンバンとは違いますが、とても面白いかつ便利な見える化がされていました。それが、「エラーの見える化」です。毎分リクエストをサーバーに送り、もしもエラーが返ってきたらダ◯スベイダーが音を立てるのだそうです。コンソールを毎回見に行かなくてもエラーがわかる仕組み作りとそれをみんなが見えるようにする施策はとてもいいですね。

まとめ

ヴァル研究所はまさに「見える化」を全社的に取り組んでいる企業であることがとてもよくわかるツアーでした。「カンバン」と言っても種類が豊富で、チームによって全く違いました。どのチームも各々にあった方法を模索し、実践し続けていることが、説明していただいた内容からも、社内に置いてあるカンバンからもよくわかりました。

チームで施策全体や各メンバーの業務、心理、スキルについて共通認識を持つのはとても大変なことです。そこを、ヴァル研究所のようにカンバンを使って「見える化」を進めていくと、問題発見から話し合い、そして解決までのスピードが加速する気がしますね。

弊社もまだまだカイゼンしていく課題が多い会社ではありますので、少しずつ、ヴァル研究所の皆さまを見習ってカイゼンをしていきたいと思います。